Oplysninger om behandling af personoplysninger

Ved ansøgning om modtagelse af uddelinger fra Svend og Ketty Duholms Almennyttige Fond, foretager fonden behandling af personoplysninger. Behandling af personoplysninger sker i overensstemmelse med følgende:

Dataansvarlig:
Svend og Ketty Duholms Almennyttige Fond
c/o Eigil Pedersen
Klokkevænget 5
7400 Herning
Danmark
CVR-nr. 26971845

Svend og Ketty Duholms Almennyttige Fond er dataansvarlig for behandling af de afgivne oplysninger.

Fonden kan kontaktes via e-mail til bestyrelsesmedlem advokat Jens H. Bangsgaard på jhb@dahllaw.dk

Formål med behandlingen af personoplysninger

De modtagne oplysninger i ansøgninger til fonden behandles alene med henblik på udvælgelse af ansøgere for uddeling af midler i overensstemmelse med fondens formål og fundats (vedtægter).

For ansøgere, der modtager fondsmidler, sker der yderligere behandling i form af opbevaring af ansøgninger med det formål at kunne dokumentere udbetalingers lovlighed overfor fondsmyndighederne, ligesom der sker behandling i form af videregivelse af oplysninger til SKAT med henblik på overholdelse af fondens indberetningspligt.

Retsgrundlag for behandlingen

Behandling af modtagne ansøgninger sker på grundlag af en interesseafvejning i henhold til Databeskyttelsesloven § 6, stk. 1, jf. Databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra f, for så vidt angår behandlingen af ansøgninger og beslutning om uddeling af fondsmidler eller afslag, samt den efterfølgende opbevaring.

De legitime interesser fonden forfølger under interesseafvejningen, er muligheden for at tildele ansøgeren fondsmidler på baggrund af ansøgning herom, samt muligheden for at dokumentere lovligheden af uddeling af fondsmidler.

For så vidt angår behandling af personoplysninger, der omfatter helbredsoplysninger, sker behandlingen på grundlag af ansøgers udtrykkelige samtykke, jf. Databeskyttelsesforordningen art. 9, stk. 2, litra a og Databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra a.

For de ansøgere der modtager uddeling af fondsmidler, vil der også ske en efterfølgende opbevaring af ansøgningen og af dokumentation for udbetaling af fondens midler på grundlag af Databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra c, idet fonden har en retlig forpligtelse efter skattelovgivningen til at foretage opbevaring af oplysningerne.

Behandling af ansøgers cpr-nr. sker på grundlag af ansøgerens samtykke, jf. Databeskyttelsesloven § 11, stk. 2, nr. 2 med det formål, at der kan ske umiddelbar uddeling af fondsmidler, hvis ansøgeren bliver udvalgt til at modtage fondsmidler. Sker der uddeling af fondsmidler til ansøgeren, opbevares ansøgerens cpr-nr. efterfølgende på grundlag af Databeskyttelsesloven § 11, stk. 2, nr. 1, da det følger af skattelovgivningen, at fonden skal opbevare oplysningen.

For de ansøgere, der modtager uddeling af fondsmidler, vil der ske en videregivelse af oplysninger om uddelingen til SKAT på grundlag af Databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra c og Databeskyttelsesloven § 11, stk. 2, nr. 1 (for cpr-nr.), idet fonden har en retlig forpligtelse efter skattelovgivningen til at foretage indberetning.

Opbevaringsperiode

Ansøgninger opbevares indtil førstkomne behandlingsrunde af ansøgninger er gennemført. Fondens bestyrelse behandler som hovedregel de modtagne ansøgninger 1-2 gange om året, hvor det besluttes, om

modtagne ansøgninger skal imødekommes eller afslås. Ansøgninger, der ikke udvælges til at modtage uddeling, slettes som udgangspunkt en måned efter afslag er meddelt, med mindre konkrete forhold gør, at det er nødvendigt fortsat at opbevare ansøgningen.

Ansøgninger, der udvælges til at modtage uddeling, opbevares i uddelingssåret plus 5 år.

Videregivelse af dine oplysninger

Hvis du modtager uddeling af fondens midler, er vi forpligtet til at give oplysninger om dig til SKAT.

Overførsel af oplysninger til tredjelande

Fonden benytter Microsoft Ireland Operations, Ltd. (Microsoft) som underleverandør og underdatabehandler. Persondata der behandles af Microsoft efter fondens instruks lagres indenfor EU, men support kan ske fra hele verden. Efter de persondataretlige regler sker der dermed teknisk set en overførsel af personoplysninger til et tredjeland.

Som overførselsgrundlag indgås EU-Kommissionens til enhver tid gældende Standardkontrakter (SCC). Kopi heraf kan tilsendes ved at kontakte fonden.

Dine rettigheder

Efter databeskyttelsesforordningen har du som registreret en række rettigheder. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte fonden. Kontaktoplysninger er angivet ovenfor. Dine rettigheder omfatter:

Ret til indsigt:

Du har ret til at få indsigt i, hvilke oplysninger vi behandler om dig, og til at få udleveret en kopi heraf.

Ret til berigtigelse:

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

Ret til sletning:

I særlige tilfælde har du ret til at få slettet de oplysninger vi behandler om dig, inden det tidspunkt vi ville slette oplysningerne efter for vores almindelige sletteprocedurer.

Ret til begrænsning af behandling:  

Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse:

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.

Ret til at tilbagekalde dit samtykke:

Du kan til enhver tid i ansøgningsprocessen tilbagekalde dit samtykke til, at fonden behandler dit cpr-nr. og dine helbredsoplysninger. Tilbagekalder du dit samtykke, betragtes dette som en tilbagekaldelse af din ansøgning, idet vi ikke vil være i stand til at foretage en vurdering af din ansøgning eller en uddeling af midler til dig. Tilbagekalder du dit samtykke, berører dette ikke lovligheden af behandling, som fonden har baseret på dit samtykke, inden din tilbagetrækning af samtykket.

Du tilbagekalder dit samtykke ved at kontakte fonden på e-mail jhb@dahllaw.dk med oplysning om, at du tilbagekalder dit samtykke.

Dataportabilitet:

Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Ret til at klage:

Hvis du er uenig i den behandling, som Svend og Ketty Duholms Almennyttige Fond foretager af dine personoplysninger, kan du klage til Datatilsynet. Du finder nærmere oplysninger herom på www.datatilsynet.dk.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du også  finder på www.datatilsynet.dk.